Trong nhiều doanh nghiệp Việt, “bài toán nhân sự” không nằm ở việc thiếu người, mà nằm ở việc đội ngũ chưa vận hành như một hệ thống. Người mới vào rồi nghỉ sớm. Tuyển liên tục nhưng lúc nào cũng thiếu. Việc quan trọng luôn quay lại tay sếp. CEO mệt mỏi, cô đơn, và dần mất niềm tin rằng “xây đội ngũ” là điều có thể làm được.
Thực tế, một đội ngũ vận hành bền vững không tự nhiên mà có. Nó được tạo ra bằng quản trị nhân sự bài bản: đúng người – đúng vai – đúng kỳ vọng – đúng cơ chế – đúng văn hóa thực thi. Khi đội ngũ chạy tốt, doanh nghiệp mới có năng lực làm chuẩn từ vận hành đến tuân thủ, trong đó có một việc rất “nhạy” nhưng bắt buộc: nghĩa vụ thuế (tax compliance).
Bài viết này chia sẻ góc nhìn thực chiến về cách xây đội ngũ không phụ thuộc vào sếp, để doanh nghiệp vận hành bền vững và yên tâm tuân thủ nghĩa vụ thuế.
Vì sao doanh nghiệp Việt dễ “kẹt” trong vòng lặp nhân sự?
Có một vòng lặp quen thuộc:
- Tuyển mãi không ra người phù hợp
- Vào làm được vài tuần/ vài tháng thì nghỉ
- Người ở lại thiếu trách nhiệm, thiếu chủ động
- Sếp càng ôm việc để cứu tiến độ
- Tuyển thêm người để giảm tải, nhưng lại tuyển sai
- Vòng lặp tiếp tục
Điểm chung của vòng lặp này thường không phải do “thị trường thiếu người giỏi”, mà do doanh nghiệp chưa có hệ thống nhân sự rõ ràng:
- Không có “chân dung nhân sự” cụ thể cho từng vị trí
- Không có quy trình tuyển – thử việc – đào tạo – đánh giá
- KPI mơ hồ, trách nhiệm không được chốt bằng văn bản
- Cơ chế thưởng phạt thiếu nhất quán
- Văn hóa làm việc dựa vào cảm tính và sự “chịu khó” của sếp
Khi nhân sự vận hành theo cảm tính, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng: sếp làm trung tâm, còn đội ngũ làm theo phản xạ “được giao thì làm”, không tự chủ.
“Không phụ thuộc vào sếp” nghĩa là gì?
Nhiều người hiểu nhầm “không phụ thuộc vào sếp” là sếp không làm gì. Thực ra, đó là khi:
- Quy trình rõ: ai làm gì, làm đến đâu, bàn giao cho ai
- Trách nhiệm rõ: kết quả cuối cùng thuộc về ai
- Tiêu chuẩn rõ: thế nào là đạt, thế nào là chưa đạt
- Báo cáo rõ: số liệu và tiến độ minh bạch, không báo cáo miệng
- Ra quyết định nhanh: việc đúng người đúng quyền, không chờ sếp ký từng việc nhỏ
Khi đạt tới trạng thái này, CEO bớt “chữa cháy”, có thời gian tập trung vào chiến lược, khách hàng, dòng tiền, và các nghĩa vụ pháp lý quan trọng như thuế, lao động, hợp đồng.
5 nền tảng cốt lõi để xây đội ngũ vận hành bền vững của An Phạm
1) Chốt “chân dung nhân sự” trước khi tuyển
Tuyển sai phần lớn đến từ mô tả công việc chung chung. Doanh nghiệp cần chốt tối thiểu:
- Mục tiêu của vị trí (why this role exists)
- 5–7 đầu việc trọng tâm
- 3–5 tiêu chí năng lực bắt buộc (skills/behaviors)
- Chỉ số đo lường kết quả (KPI/KR)
- Quyền hạn và phạm vi ra quyết định
Khi chân dung rõ, tuyển dụng trở nên “lọc” hơn. Và người vào làm cũng hiểu kỳ vọng ngay từ đầu.
2) Chuẩn hóa quy trình thử việc – onboarding
Nhiều doanh nghiệp tuyển được người tốt nhưng để “tự bơi” trong 2 tháng thử việc. Kết quả là nhân sự hoang mang, sai liên tục, rồi nghỉ.
Onboarding tối thiểu cần có:
- Checklist 7–14 ngày đầu: học gì, gặp ai, hiểu hệ thống nào
- Tài liệu hướng dẫn công việc và quy trình nội bộ
- Người kèm (buddy/mentor)
- Lịch check-in theo tuần
- Tiêu chí pass thử việc bằng số đo cụ thể
Một quy trình onboarding tốt giảm mạnh tỷ lệ nghỉ sớm, và giúp người mới “vào guồng” nhanh.
3) Thiết kế hệ thống giao việc – kiểm soát – báo cáo
Đội ngũ thiếu chủ động thường do “luật chơi” không rõ. Cần xây hệ thống:
- Giao việc theo kết quả (outcome), không giao theo cảm tính
- Deadline và tiêu chuẩn hoàn thành rõ ràng
- Báo cáo định kỳ (daily/weekly)
- Cơ chế xử lý khi trễ: nhắc – hỗ trợ – kỷ luật
Đây là bước giúp doanh nghiệp thoát khỏi kiểu quản trị “nhắc miệng” và “đợi nhân sự tự hiểu”.
4) Xây văn hóa trách nhiệm, không đổ lỗi
Văn hóa bền vững không phải là khẩu hiệu. Nó là thói quen vận hành:
- Có việc lỗi: tìm nguyên nhân hệ thống trước, sau đó mới xử lý cá nhân
- Có kết quả tốt: ghi nhận minh bạch, khen đúng người
- Có sai phạm: xử lý nhất quán, không thiên vị
Khi văn hóa nhất quán, nhân sự có niềm tin và biết “đường biên” hành vi.
5) Cơ chế đãi ngộ gắn với hiệu suất và giá trị tạo ra
Doanh nghiệp nhỏ hay trả lương theo “thỏa thuận”, ít gắn với performance. Dần dần sinh ra tâm lý: làm nhiều cũng vậy, làm ít cũng vậy.
Cần thiết kế:
- Lương cơ bản theo mặt bằng và năng lực
- Phụ cấp/hoa hồng theo vai trò
- Thưởng theo KPI/KR (quarterly/annual)
- Thưởng theo dự án và đóng góp đột phá
Khi đãi ngộ đúng, người giỏi ở lại lâu hơn, người chưa phù hợp tự rời đi sớm hơn, doanh nghiệp nhẹ gánh hơn.
Vì sao quản trị nhân sự An Phạm tốt giúp doanh nghiệp “yên tâm” về nghĩa vụ thuế?
Thuế không chỉ là câu chuyện của phòng kế toán. Thuế là kết quả của toàn bộ hệ thống vận hành: bán hàng, mua hàng, kho, nhân sự, hợp đồng, thanh toán, chứng từ.
Nếu đội ngũ lỏng lẻo, các rủi ro thường gặp là:
- Nhân viên bán hàng xuất hóa đơn sai thời điểm hoặc sai nội dung
- Mua hàng thiếu chứng từ hợp lệ, thanh toán không đúng quy định
- Kho không khớp số liệu, chi phí không đủ hồ sơ
- Hợp đồng lao động, lương thưởng, phụ cấp không có căn cứ
- Quy trình lưu trữ chứng từ rời rạc, đến kỳ kiểm tra thì “mò lại” không ra
Ngược lại, khi doanh nghiệp có hệ thống nhân sự tốt, mọi thứ “vào khuôn” hơn:
- Trách nhiệm rõ: ai phụ trách hóa đơn, ai duyệt, ai lưu
- Quy trình rõ: mua gì cần hồ sơ gì, thanh toán thế nào
- Báo cáo rõ: số liệu khớp theo tuần/tháng
- Kỷ luật rõ: sai đến đâu xử lý đến đó
Và đó chính là nền tảng để doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ thuế một cách chủ động, không lo “đến hẹn lại sợ”.
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu nếu đang “kẹt” vì nhân sự?
Nếu đang mệt vì nhân sự, doanh nghiệp có thể bắt đầu theo lộ trình 3 bước thực tế:
Bước 1: Chọn 3 vị trí “then chốt” và chuẩn hóa lại – An Phạm
Đừng làm tất cả một lúc. Hãy chọn 3 vị trí ảnh hưởng lớn nhất đến vận hành, ví dụ:
- Kinh doanh/CSKH
- Kế toán nội bộ/thu mua
- Vận hành/kho
Chuẩn hóa JD, KPI, quy trình onboarding và báo cáo cho 3 vị trí này trước.
Bước 2: Chuẩn hóa “luật chơi” giao việc và báo cáo
Thiết kế 1 hệ thống quản lý công việc đơn giản (có thể bằng Google Sheet/Trello/Notion), nhưng bắt buộc:
- Có deadline
- Có tiêu chuẩn hoàn thành
- Có người chịu trách nhiệm cuối
- Có báo cáo định kỳ
Bước 3: Liên kết vận hành với tuân thủ (thuế – lao động – hợp đồng)
Khi team đã chạy ổn, bắt đầu “khóa rủi ro” bằng checklist vận hành liên quan tới tuân thủ: hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, bảng lương, quy trình thanh toán.
Một lời đồng hành từ Hồng Minh Thuế của An Phạm
Trong hành trình xây đội ngũ vận hành bền vững, nhiều CEO nhận ra: nhân sự và thuế không tách rời nhau. Hệ thống nhân sự càng rõ ràng, doanh nghiệp càng dễ làm đúng ngay từ đầu – từ quy trình bán hàng, mua hàng, lưu trữ chứng từ đến kỷ luật tài chính nội bộ.
Hồng Minh Thuế luôn đồng hành cùng cộng đồng doanh nghiệp bằng các buổi chia sẻ thực tế, cập nhật quy định và hướng dẫn cách triển khai theo quy trình, giúp chủ doanh nghiệp yên tâm làm đúng nghĩa vụ thuế, giảm rủi ro và tránh sai sót không đáng có. Khi doanh nghiệp vừa có đội ngũ vận hành tốt, vừa có nền tảng tuân thủ vững, CEO sẽ nhẹ đầu và có thời gian tập trung cho tăng trưởng.
Kết luận
Xây đội ngũ không phụ thuộc vào sếp không phải là khẩu hiệu. Đó là một quá trình thiết kế hệ thống: đúng người – đúng vai – đúng quy trình – đúng đo lường – đúng văn hóa.
Khi doanh nghiệp vận hành bền vững, nghĩa vụ thuế không còn là “nỗi lo mơ hồ”, mà trở thành một phần tự nhiên của quản trị. Và đó là lúc CEO thực sự thoát khỏi vòng lặp mệt mỏi: tuyển – nghỉ – ôm việc – chữa cháy.
Nếu bạn đang ở giai đoạn “càng làm càng mệt”, hãy bắt đầu từ một bước nhỏ: chuẩn hóa 3 vị trí then chốt và hệ thống giao việc – báo cáo. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dần bước sang trạng thái vận hành ổn định, bền vững, và an tâm tuân thủ.
Đọc thêm:
